Como Apresentar Projetos e Ideias
É inegável a importância da comunicação no nosso quotidiano, podendo a estrutura que utilizamos fazer toda a diferença. Saber comunicar e apresentar projetos e ideias de forma eficaz é uma competência essencial, tanto em contexto profissional como pessoal.
Para comunicar, recorremos a diferentes modelos de comunicação, sendo que cada modelo serve um propósito diferente. Uma apresentação bem estruturada pode ser a chave para conquistar o interesse do público, influenciar decisões ou até garantir o bom funcionamento de uma equipa.
No entanto, é comum vermos muitos profissionais com dificuldades em definir o melhor modelo de comunicação para si e para cada situação.
Ao longo deste artigo iremos abordar quatro estruturações de comunicação – Comunicação Explicativa, Comunicação de Decisões, Apresentação de uma Ideia e Modelo Romano de Persuasão – para que identifique qual a que melhor se adequa às suas necessidades e seja capaz de aplicar cada uma delas da melhor forma possível nas mais variadas situações.
Se o seu objetivo é melhorar a sua comunicação e aprender a apresentar projetos e ideias com mais impacto, continue a ler.
Como construir uma apresentação eficaz?
Para que uma apresentação cumpra verdadeiramente o seu propósito – informar, convencer ou mobilizar – é essencial seguir uma estrutura clara, adaptada ao objetivo da comunicação e ao perfil da audiência.
A escolha da estrutura certa permite-nos manter a atenção da audiência, reforçar a mensagem e gerar maior impacto.
Existem diferentes modelos para apresentar projetos e ideias, cada um com vantagens específicas consoante o tipo de conteúdo e os diferentes contextos. Em seguida, apresentamos quatro estruturações de comunicação eficazes que podemos aplicar para comunicar com mais confiança e clareza, em qualquer situação.
Comunicação Explicativa
A Comunicação Explicativa é utilizada quando a mensagem que queremos passar é maioritariamente expositiva, como é o caso de aulas ou de palestras temáticas.
Este modelo inicia-se com a abertura – o momento que capta a atenção do público, podendo tratar-se de uma pergunta ou do início de uma história, de forma a despertar a curiosidade daqueles que nos ouvem, ao mesmo tempo que garantimos que a pergunta ou história serão abordadas ao longo da apresentação.
De seguida, deve ser abordado o contexto, dando resposta à pergunta «o que é isto?» e explicando qual a origem da comunicação. Caso o contexto seja, por exemplo, um problema, na origem devem ser abordadas as causas desse mesmo problema.
Após esta contextualização, devemos abordar a importância e pertinência da comunicação, explicando por que razão o assunto é importante para a audiência. Assim, recorrendo ao exemplo de apresentação de um problema, devemos explicar porque se trata de um problema e quais as consequências diretas e indiretas do mesmo.
Introduzido o tema e a sua pertinência, é agora hora de abordar os pontos principais de explicação, devendo para isso ser usados apenas os três pontos mais relevantes (técnica dos 3), que não devemos somente apresentar mas também mostrar o que são, como funcionam e qual o seu impacto.
A apresentação de cada um destes três pontos deve ser seguida de um pequeno resumo interno, isto é, uma breve conclusão para cada um. Concluída a apresentação dos pontos principais de explicação, é essencial a realização de um check-up de confirmação de forma a termos a certeza que a audiência conseguiu acompanhar e compreender toda a exposição.
Antes de concluirmos a nossa apresentação, devemos relembrar o que é mais importante dentro de tudo o que foi abordado, ou seja, reforçar aqui qual a mensagem-chave da comunicação. Segue-se, então, o impacto final – momento que encerra a comunicação, podendo ser uma pergunta, uma citação ou a conclusão da história iniciada aquando da abertura.
Dicas práticas para melhorar a Comunicação Explicativa:
- Utilizar recursos visuais, como slides ou gráficos, para reforçar ideias.
- Adaptar a linguagem ao público para quem estamos a apresentar.
- Praticar a apresentação em voz alta para testar o ritmo e a clareza.
Comunicação de Decisões
A Comunicação de Decisões é essencialmente aplicada em contextos organizacionais, desde empresas a associações estudantis, sendo bastante utilizada pelos líderes das organizações na comunicação com os seus colaboradores.
Neste modelo, a abertura pode ser feita recorrendo a uma pergunta relacionada com o problema que desencadeou a decisão a ser comunicada ou, em alternativa, a uma frase-chave.
Seguidamente, deve ser apresentado o contexto da decisão tomada. Nesta explicação indicamos as causas do problema, no caso de conseguirmos identificar o que está na sua origem, ou apresentamos possíveis hipóteses se ainda não tivermos conseguido identificá-las.
Posteriormente, devemos focar-nos na solução encontrada e numa explicação breve do plano a implementar, abordando apenas os aspetos cruciais. É importante fazermos uma correta defesa da solução escolhida, explicando à nossa equipa o porquê de ser uma boa solução, usando argumentos sustentados como os resultados ideais e o impacto positivo que esses resultados poderão ter.
Assim, é importante que nesta fase consigamos convencer os nossos colaboradores a consentir a nossa decisão e fazê-los sentirem-se envolvidos na mesma (criação de ligação emocional), de forma a que estejam motivados a implementá-la.
Para concluir esta defesa, podemos recorrer a uma comparação entre a solução apresentada e as opções em cima da mesa, o que irá mostrar transparência e ponderação na decisão efetuada. Este momento consiste numa pré-refutação, onde mostramos por A+B o porquê da decisão.
Antes de concluirmos, devemos relembrar toda a nossa equipa quais os próximos passos para que todos estejam cientes do que devem fazer futuramente e, acima de tudo, para que todos estejam sintonizados. A comunicação deve terminar com o impacto final que poderá ser uma frase positiva e/ou motivacional, com o propósito de reforçar o ego de toda a equipa.
Como garantir uma comunicação de decisões eficaz?
- Preparar um guião previamente para que não escape nenhum ponto.
- Estar disponível para responder a perguntas e esclarecer dúvidas.
- Registar as decisões para formalizar a comunicação e garantir que todas as partes recebem a informação.
Apresentar uma Ideia
A apresentação de uma ideia deve começar com uma frase-chave curta, cativante e que traduza a ideia de negócio ou o projeto a ser apresentado (exemplo: Speak and Lead – Potenciamos a sua comunicação).
De seguida, devemos explicar o que fazemos ou vamos fazer recorrendo à técnica dos 3 (exemplo: Speak and Lead – Empresa líder nacional especializada em formações de Public Speaking, Persuasão e Liderança).
Devemos ainda explicitar quais as características da nossa ideia de negócio que a tornam diferente das já existentes (exemplo: Speak and Lead – método learn by doing). Para terminar a apresentação da nossa ideia, devemos dar uma breve explicação de cada característica.
Elementos essenciais para uma boa apresentação de ideias:
- Storytelling – incluir uma história breve que ajude a ilustrar a utilidade da nossa ideia.
- Prova social – sempre que possível, devemos partilhar testemunhos ou dados que comprovem a validade da ideia.
- Chamada para a ação (CTA) – terminar a apresentação convidando o público a dar o próximo passo. Por exemplo: “Entre em contacto para saber mais!”.
Modelo Romano de Persuasão
O Modelo Romano de Persuasão é uma adaptação do modelo de comunicação de Cícero que pode ser utilizado quando pretendemos convencer aqueles que nos rodeiam.
Este modelo inicia-se com a abertura, que, mais uma vez, pretende captar a atenção do público, podendo ser feita através de uma pergunta ou de uma citação. Após a abertura vem a introdução, que irá trazer uma contextualização e irá fazer com que a audiência nos veja como credíveis. Neste momento o orador deve apresentar-se, de forma a ser respeitado pelo público, e explicar a problemática a ser abordada.
Após este momento, devemos introduzir os argumentos, recorrendo, de novo, à técnica dos 3, usando adjetivos numerais (primeiro, segundo, terceiro). É importante definirmos quais as métricas para a seleção destes argumentos, isto é, definir o que é decisivo para se tomar a decisão final (exemplos: mais barato, mais duradouro, maior rapidez de implementação).
É também fundamental explicarmos cada argumento e fazermos uma breve apresentação das provas que os tornam confiáveis, o que deve ser adaptado atendendo ao público-alvo. A consistência dos argumentos pode ainda ser comprovada recorrendo a um comparativo, quer seja para fazer uma argumentação a favor ou contra, devendo neste caso a comparação iniciar-se do mais negativo para o mais positivo (comunicação em crescendo).
Para terminar, e antes do impacto final, devemos fazer uma conclusão que traga emoção à comunicação, podendo para isso ser utilizada uma mensagem-chave que se foque nos resultados positivos a alcançar.
3 exemplos práticos de aplicação do Modelo Romano de Persuasão:
- Em reuniões de vendas, para apresentar uma proposta comercial e demonstrar superioridade face à concorrência.
- Em discursos políticos, para defender políticas públicas perante os eleitores.
- Em campanhas de marketing, ao estruturar argumentos para convencer clientes.
Saber apresentar projetos e ideias não é apenas transmitir informação, é uma competência que pode determinar o sucesso de um negócio, de uma reunião ou até de um simples diálogo.
Ao aplicar de forma consciente os quatro modelos de comunicação apresentados neste artigo, estará a aumentar significativamente as suas hipóteses de ser compreendido, de convencer a audiência e fomentar resultados positivos.
Agora que os conhece, analise-os e escolha aquele que mais se adequa à comunicação que tem de realizar e não se esqueça de pôr em prática as nossas dicas – irão, certamente, fazer toda a diferença na forma como se vai expressar e nas palavras que vai usar.
Com estrutura, clareza e emoção, a sua comunicação será sempre mais eficaz e memorável!
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