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Comunicar em Sistemas e Tecnologias de Informação

Quais as consequências de uma má comunicação?


            Em Sistemas e Tecnologias de Informação comunicar é inevitável, mas comunicar bem é essencial. Sem uma comunicação clara e percetível as consequências podem ser desastrosas. Porquê? Vejamos um exemplo prático:


            O Mário é dono de uma pequena empresa em expansão e necessita de um novo software de gestão. Resolve contratar uma consultoria de serviços de Tecnologias de Informação, onde o Jorge é programador e a Maria é a analista de sistemas da sua equipa. O Jorge, responsável por desenvolver o software, comunica de uma forma muito técnica, que o Mário não entende, e por isso a Maria faz a ponte entre eles.

  • Caso 1
O que acontece se a comunicação entre cliente e analista de sistemas não for eficiente?


            A Maria tem uma reunião com o Mário, em que ele tenta explicar as necessidades que pretende ter resolvidas com o novo software. O que acontece se a Maria interpretar os requisitos do Mário de forma errada, por não conhecer bem o negócio? Ou se o Mário não se lembrar de referir alguns temas ou não souber explicar bem o que realmente quer?


            Os requisitos são definidos de forma errada no início. A Maria cria um documento com detalhes dos mesmos e envia para o Mário rever, mas como este tem muito trabalho não lê com atenção e pede para prosseguirem. Então a Maria comunica os requisitos ao Jorge, que começa a trabalhar no novo software. A próxima reunião com o Mário pode demorar algum tempo a acontecer, e o software continua a ser desenvolvido com os requisitos incorretos. Finalmente, o progresso é apresentado ao Mário quando este é chamado para testar algumas funcionalidades. Verifica então que tinha imaginado algo diferente do que está a ser desenvolvido e pede alterações. O software tem de ser refeito, e foram perdidos tempo, recursos e dinheiro.

  • Caso 2
O que acontece se a comunicação entre os membros da equipa não for eficiente?


            O Jorge trabalha com outro programador, o António. A Maria deveria garantir a divisão das tarefas pelos dois e o acompanhamento das mesmas, mas como tem muito trabalho e tem confiança nos dois não o faz regularmente. O António fica doente e durante duas semanas fica a trabalhar de casa. A comunicação entre os três elementos da equipa não é eficiente, e só quando o António regressa ao escritório é que ele e o Jorge se apercebem que estão os dois a trabalhar sobre o mesmo requisito. Foi feito trabalho em duplicado, que tem de ser desfeito, e ficou trabalho por fazer. Mais uma vez foram perdidos tempo, recursos e dinheiro, e o projeto atrasa-se.

  • Caso 3
O que acontece se a comunicação entre os diferentes departamentos de uma empresa não for eficiente?


            A empresa do Mário cresceu muito e aumentou o número dos seus empregados. O responsável do departamento de Marketing identifica uma oportunidade de lançar um produto inovador para captar novos clientes, pede orçamento ao departamento financeiro e contrata de novo a empresa de serviços de Tecnologias de Informação para desenvolver um software. Não comunica com nenhum outro departamento dentro da empresa e os requisitos são definidos apenas por ele e um colaborador. Nenhum dos dois tem consciência de que não estão a cumprir alguns requisitos regulatórios de proteção de dados e reporte de informação, algo que outro departamento teria assegurado, se informado do acontecimento. Alguns meses depois do produto ser lançado no mercado, a empresa sofre uma auditoria de uma entidade reguladora, é obrigada a pagar uma coima e a comprometer-se a implementar novos requisitos num prazo curto. Perde dinheiro e coloca em risco a sua reputação, o que poderá levar à perda de clientes.


            Todos os projetos têm prazo, orçamento e recursos limitados. Gastá-los de forma eficiente é crucial. A chave para o fazer é a comunicação. É necessário assegurar uma correta identificação de intervenientes e um modelo de comunicação forte entre todos.


            Tens curiosidade em saber qual a importância da comunicação na área farmacêutica? Consulta este artigo a seguir: https://speakandlead.pt/importancia-comunicacao-area-farmaceutica/

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Artigo redigido por: Rita Melo