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Estás a 4 perguntas de uma apresentação de sucesso

VOU FAZER UMA APRESENTAÇÃO
E AGORA?

O tema, a duração e o local onde a apresentação vai ter lugar são informações a que, à partida, temos acesso antes da mesma se realizar. 

Qual é o próximo passo? A grande maioria de nós pensaria em começar pela pesquisa. E, para a grande maioria de nós, isto poderia resultar num erro. Quando começamos a pesquisar sobre o tema corremos o risco de encontrar muita informação que pensamos ser interessante e acabamos por recolher demasiado material, o que não nos favorece numa apresentação – as chamadas “apresentações inchadas”.

Em vez disso, devemos começar por responder a quatro perguntas-chave:

  1. Qual é o objetivo da apresentação?

Existem três tipos de objetivos que podemos cumprir durante uma apresentação. Estes são:

  • Objetivo principal – Qual é o meu grande objetivo ao fazer esta apresentação? Por exemplo, tirar a melhor nota da turma ou passar a uma disciplina.
  • Objetivo emocional – Como nos queremos sentir após a apresentação? Por exemplo, podemos querer ser mais divertidos ou mais formais.
  • Objetivo secundário – Além de atingir o meu objetivo principal, poderei adquirir outras oportunidades interessantes? Por exemplo, ser convidada a ir a uma conferência falar sobre a minha apresentação.

  1. Quem me permite atingir o meu objetivo?

Quando fazemos uma apresentação, temos dois tipos de audiência: 

  • Audiência geral – Quem assiste à nossa apresentação. Por exemplo, uma turma.
  • Audiência privilegiada – Quem nos permite atingir o nosso objetivo. Por exemplo, professores.

Um dos erros que alguns de nós cometemos é adaptar o nosso discurso à audiência privilegiada, pois é ela que nos permite atingir o nosso objetivo. O problema ao fazermos isto é que corremos o risco da audiência geral não perceber o que estamos a dizer, levando a que fiquem desatentos e, muitas vezes, inquietos. A resposta negativa por parte da audiência geral vai ser passada à audiência privilegiada, fazendo com que todos percebam que algo está mal na nossa apresentação. 

“Mas se fizermos uma apresentação mais simples, para que todos percebam, a audiência privilegiada vai perder o interesse ou vamos perder credibilidade.” – errado. A credibilidade está associada ao quanto sabemos sobre o tópico, se não conseguimos simplificar a nossa mensagem não sabemos o suficiente sobre esse tópico para falar dele. Além disso, se a nossa apresentação for muito complexa o mais provável é a audiência prestar menos atenção e, consequentemente, reter menos informação. Assim, o melhor que podemos fazer para a nossa apresentação é simplificar o seu conteúdo, de modo a que seja percetível para todos.

  1. Qual vai ser o conteúdo da minha apresentação?

Esta é a pergunta mais importante. No entanto, é a terceira pergunta porque tem de ser adaptada às respostas das perguntas anteriores. Para decidir qual a melhor mensagem a passar, tenho de saber qual é o meu objetivo e quem será a minha audiência.

Neste passo temos de ter cuidado. Tal como referido, não podemos apresentar demasiado material. Além disso, temos de ter em consideração o tempo que temos para falar. 

Se temos 15 minutos para fazer a nossa apresentação e temos selecionados 8 tópicos, está na altura de reduzirmos a quantidade. É preferível falarmos de 3 ou 4 tópicos de forma mais aprofundada do que falarmos de 8 de forma superficial. Ao falar de todos mostramos que sabemos que eles existem, mas não que sabemos algo sobre eles. Ao apresentar menos quantidade de forma mais aprofundada mostramos conhecimento e deixamos a audiência a querer saber mais. 

“Mas podemos falar dos 8 tópicos de forma aprofundada se falarmos mais rápido.” – Não é a melhor opção. Só é possível dizermos muita coisa em pouco tempo se decorarmos exatamente o que queremos dizer, o que não é autêntico e cria uma barreira entre nós e a audiência. Além disso, desta forma a audiência não ouve nem retém o que dissemos, o que quer dizer que apenas transmitimos a informação, em vez de garantir que a nossa mensagem foi entregue, algo fundamental para conseguirmos atingir os nossos objetivos principal e secundário.

 

  1. Como vou fazer a apresentação?

Dentro desta pergunta é importante considerarmos duas coisas:

  • Forma – Como vamos falar.
  • Integração – Queremos integrar a audiência na nossa apresentação? Se sim, como?

A melhor forma de transmitirmos a nossa mensagem é adaptando-nos à nossa audiência. Se queremos, por exemplo, motivar uma equipa normalmente falamos mais rápido e de forma mais entusiasta. Se estamos a fazer um discurso informativo, tendemos a falar mais devagar, para que o que dizemos seja mais percetível. Por outro lado, se a nossa audiência é mais jovem, a linguagem pode ser mais informal, e, se o contexto for mais sério, a linguagem deve ser mais formal. Ou seja, a audiência e o contexto influenciam a nossa linguagem numa apresentação. 

Em relação à integração, deve-se ou não interagir com a nossa audiência? Depende do contexto, mas, em princípio, é boa ideia fazê-lo. Há diferentes formas de o fazer, podemos interagir de forma direta, podemos fazer perguntas retóricas ou podemos apenas expor a informação e deixar um período de perguntas e respostas no final. A interação com a audiência faz com que esta preste mais atenção ao que estamos a dizer, acabando também por se sentir mais próxima de nós, o que contribui para a retenção de informação. Ao integrar a audiência, a mesma também se torna um elemento ativo na nossa apresentação, sentindo-se parte dela, o que potencia a capacidade de retenção.

Apesar de,  na maior parte dos casos, ser boa ideia interagir com a audiência, quando é que não o devemos fazer? Primeiro, quando não nos sentimos totalmente preparados. Nunca sabemos que perguntas é que nos podem ser colocadas, por isso temos de estar à vontade com o tópico sobre o qual estamos a falar. Se não é o caso, então mais vale não arriscarmos. Outros três casos em que não deve existir interação são quando o tempo é muito reduzido, a apresentação é muito formal, e a audiência não está à espera da interação, e a audiência é constituída por muitas pessoas. Neste último caso, podem ser usadas perguntas de levantar o braço ou perguntas retóricas – apesar de não resultarem tão bem como a interação direta são melhores do que não existir interação de todo. 

Agora já sabes, começa a preparar a tua próxima apresentação, presencial ou on-line, respondendo a estas quatro perguntas chave em primeiro lugar!

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Artigo redigido por: Rita Melo